Văn phòng tại nhà không loại bỏ các nghĩa vụ tuân thủ, an toàn

Khi người sử dụng lao động định hướng tương lai của công việc từ xa, có nhiều cân nhắc về mặt pháp lý và thực tế. Để duy trì đủ tính linh hoạt để quản lý nơi làm việc, tuân thủ các yêu cầu pháp lý và giảm thiểu rủi ro liên quan, điều quan trọng là phải biết các cân nhắc pháp lý và trách nhiệm pháp lý:

Một bước thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng là tạo ra một chính sách bằng văn bản cho công việc từ xa. Một chính sách được soạn thảo tốt sẽ đặt ra và quản lý các kỳ vọng cũng như giảm thiểu rủi ro mà một nhân viên sau này có thể thành công tuyên bố rằng sự thay đổi đối với cách sắp xếp công việc của họ cấu thành một sự từ chức bắt buộc.

Và cho dù một nhân viên đang làm việc tại văn phòng hay từ xa, chủ lao động phải tuân thủ luật tiêu chuẩn việc làm hiện hành. Điều này bao gồm các tiêu chuẩn liên quan đến mức lương, giờ làm việc, giờ ăn, thời gian nghỉ ngơi và làm thêm giờ, cùng những tiêu chuẩn khác.

Ai có thể làm việc từ xa và khi nào?

Bố trí công việc từ xa có thể phù hợp với một số, nhưng không phải tất cả, nhân viên, tùy thuộc vào bản chất nhiệm vụ của nhân viên hoặc thậm chí thuộc tính cá nhân, chẳng hạn như khả năng làm việc độc lập và quản lý khối lượng công việc hiệu quả.

Trong nhiều trường hợp, người sử dụng lao động nên bảo lưu quyền chỉ đạo nhân viên đến nơi làm việc khi cần thiết - ví dụ: tham gia cuộc họp nhóm hoặc giải quyết nhu cầu của khách hàng hoặc đồng nghiệp.

Người sử dụng lao động cũng có thể muốn bảo lưu quyền thu hồi hoàn toàn thỏa thuận làm việc từ xa nếu có lo ngại về hiệu suất của nhân viên hoặc nếu người sử dụng lao động xác định nhu cầu hoạt động buộc người lao động phải quay lại nơi làm việc thực tế.

Đặt các thông số xung quanh nơi một nhân viên có thể làm việc

Các tiêu chuẩn pháp lý khác nhau giữa các khu vực pháp lý của Canada - và bên ngoài Canada - khiến người sử dụng lao động gặp rủi ro không mong muốn nếu một nhân viên chuyển ra ngoài khu vực tài phán “gia đình”. Nếu một nhân viên chuyển đến một khu vực pháp lý khác, cho dù theo yêu cầu của người sử dụng lao động hay theo yêu cầu của riêng họ, thì người sử dụng lao động có thể thấy mình bị ràng buộc bởi luật của khu vực pháp lý nơi người lao động hiện đang cư trú.

Cũng có thể có những trường hợp áp dụng luật của cả hai khu vực tài phán. Vì những luật này liên quan đến các tiêu chuẩn việc làm, nhân quyền, sức khỏe và an toàn, thuế và bồi thường cho người lao động, nên các tác động có thể rất đáng kể.

Để bảo vệ doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét đưa vào một điều khoản để giải quyết từng vấn đề sau:

công việc được phép ở (các) khu vực pháp lý

quyền của người sử dụng lao động đơn phương thay đổi quyền hạn làm việc của nhân viên (bao gồm bất kỳ sự sắp xếp công việc từ xa nào)

loại và tần suất công việc có thể được thực hiện ngoài khu vực làm việc

Giám sát hiệu suất của nhân viên

Một nhân viên làm việc từ xa có thể bị khuất tầm nhìn, nhưng không nên bỏ quên họ. Người sử dụng lao động có quyền theo dõi và quản lý hiệu suất của nhân viên trong khi họ làm việc từ xa. Một số nhà tuyển dụng có thể sử dụng phần mềm để giám sát việc tuân thủ các chính sách tại nơi làm việc và theo dõi hiệu quả và năng suất.

Ví dụ: ở Ontario, người sử dụng lao động sử dụng bất kỳ hình thức giám sát điện tử nào theo Đạo luật Tiêu chuẩn Việc làm Ontario, 2000 (ESA) đối với một số người sử dụng lao động có hơn 25 nhân viên để thực hiện chính sách bằng văn bản về giám sát điện tử trước 11 tháng 10 2022. Ngoài những điều khác, chính sách này phải bao gồm mô tả về cách thức và trong những trường hợp nào, người sử dụng lao động có thể giám sát nhân viên bằng phương pháp điện tử. Nó cũng phải thông báo cho nhân viên về các mục đích mà thông tin thu được thông qua giám sát điện tử có thể được sử dụng.

Ngay cả khi người sử dụng lao động không bắt buộc phải có chính sách về giám sát điện tử, thì người sử dụng lao động vẫn có thể muốn thông báo cho nhân viên về cách họ đang bị theo dõi điện tử và liệu người sử dụng lao động có đang thu thập thông tin cá nhân thông qua các quy trình giám sát của mình hay không.

Điều này đặc biệt đúng ở các khu vực pháp lý nơi luật pháp về quyền riêng tư của khu vực tư nhân tồn tại. Ví dụ: ở British Columbia và Quebec, luật về quyền riêng tư hạn chế việc thu thập thông tin cá nhân của nhân viên và việc giám sát nhân viên thông qua giám sát được giới hạn ở những gì cần thiết một cách hợp lý trong bối cảnh.

Đảm bảo công việc an toàn

Tại Ontario, người sử dụng lao động có nghĩa vụ theo Đạo luật An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OHSA) của tỉnh bang là “thực hiện mọi biện pháp phòng ngừa hợp lý trong mọi tình huống để bảo vệ người lao động.” Tuy nhiên, OHSA tuyên bố rõ ràng rằng nó không áp dụng cho công việc được thực hiện tại một nơi ở riêng. Do ‘nơi làm việc’ được định nghĩa rộng rãi trong OHSA và không phải tất cả các công việc từ xa đều được thực hiện tại nhà riêng, một số, nhưng không phải tất cả, công việc được thực hiện từ xa có thể bị loại trừ khỏi phạm vi của OHSA.

Ngược lại, ở Ontario, Quebec và British Columbia, các chế độ bồi thường cho người lao động tương ứng được áp dụng ngay cả khi một nhân viên đang làm việc từ xa.

Trong mọi trường hợp, người sử dụng lao động phải đảm bảo một nhân viên làm việc từ xa nhận thức được nghĩa vụ của họ trong việc tuân thủ chính sách về sức khỏe và an toàn của người sử dụng lao động trong giờ làm việc, bao gồm cả việc báo cáo thương tích tại nơi làm việc.

© 2022 The Canadian HR Newswire /KM Business Information Canada Ltd.

© Bản tiếng Việt của TheCanada.life