Việc nộp đơn trực tuyến cho Bộ Di trú, Người tị nạn và Quốc tịch Canada (IRCC) là một phần không thể thiếu trong quá trình nhập cư, dù là đối với những người có giấy phép làm việc hoặc giấy phép du học, thường trú nhân và thậm chí cả du khách.

Do sự phổ biến này, những người mới đến đôi khi có thể gặp phải các sự cố kỹ thuật ở các phần khác nhau của quy trình nộp đơn - có thể là khi mở và tải giấy tờ lên, thu thập thông tin cần thiết, đăng nhập vào tài khoản của họ, v.v. Bài viết này sẽ đề cập đến nhiều vấn đề kỹ thuật phổ biến có thể xảy ra khi nộp đơn. và các phương pháp hay nhất để khắc phục chúng.

Các giấy tờ được tải xuống từ IRCC không mở/xuất hiện khoảng trống

Một vấn đề phổ biến đối với người dùng mới là không thể mở tài liệu từ IRCC có thể gây khó chịu nhưng có một cách khắc phục đơn giản.

Để mở được tài liệu IRCC cần có Adobe Reader 10 trở lên. Adobe Reader là phần mềm miễn phí do Adobe sản xuất, cho phép người dùng điền và ký các tệp PDF điện tử. Những trình xem PDF khác (như các chương trình của Microsoft hoặc “Xem trước” trên hệ điều hành Apple) sẽ không thể hiển thị tài liệu hoặc sẽ hiển thị dưới dạng tệp trống.

Tải xuống phần mềm và mở tài liệu IRCC bằng phần mềm đó sẽ giúp khắc phục sự cố này.

Nút “xác thực” không hoạt động và không thấy bất kỳ mã vạch nào

Sau khi điền vào đơn của IRCC, người nộp đơn (hoặc người đại diện của họ) phải nhấp vào nút ở cuối biểu mẫu có từ “xác thực” trên đó. Nút này xác minh rằng tất cả thông tin do người nộp đơn cung cấp đáp ứng các định dạng của đơn đăng ký và sau đó tạo mã vạch duy nhất cho hồ sơ nếu trường hợp này xảy ra.

Nếu nút xác thực không hoạt động, IRCC đã xác định các tùy chọn khắc phục sự cố sau:

• Cập nhật Adobe Reader lên phiên bản mới nhất;
• Nếu bạn điền đơn trên máy tính bảng hoặc điện thoại di động, hãy thử xác thực trên máy tính xách tay. Mã vạch các biểu mẫu thường không hoạt động trên các thiết bị khác;
• Đảm bảo rằng tất cả thông tin được nhập trong các trường bắt buộc (những trường được đánh dấu bằng “*”). Các đơn sẽ không xác thực trừ khi thông tin được nhập vào tất cả các trường bắt buộc;
• Kiểm tra định dạng của ngày đã nhập. Định dạng hợp lệ trong biểu mẫu là “YYYY-MM-DD”. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng mọi ngày trong tương lai (ví dụ: “Khi nào bạn dự định đi du lịch đến Canada?”) đều không nhập ngày trong quá khứ và ngược lại; và
• Đảm bảo không có ký tự đặc biệt nào được nhập vào mẫu đơn. Mẫu đơn của IRCC không thể chấp nhận các ký tự đặc biệt, bao gồm dấu cách, vào các trường nhập. Việc xóa các ký tự này có thể hữu ích khi cố gắng xác thực đơn đăng ký.

Báo lỗi khi tải lên mẫu đơn đã xác thực

Khi các đơn đăng ký được tải lên hệ thống IRCC, chúng sẽ được kiểm tra theo hai cách để đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết đều được đưa vào các trường theo quy định. Trước tiên, đơn được kiểm tra để xem liệu tất cả các trường cần thiết đã được nhập vào mẫu đơn chưa. Sau đó, các câu trả lời trong đơn sẽ được kiểm tra so với các câu trả lời trước đó do người nộp đơn đưa ra để xem chúng có khớp hay không.

Nếu có bất kỳ sự khác biệt hoặc thiếu thông tin nào trong biểu mẫu, người nộp đơn có thể nhận được thông báo lỗi.

Để tránh báo về lỗi này, IRCC khuyên bạn nên kiểm tra kỹ những điều sau:

• Để trống trường Mã định danh khách hàng duy nhất (UCI) nếu đây là lần đầu tiên bạn gửi đơn đăng ký tới IRCC;
• Xác định xem bạn có còn đủ điều kiện để đăng ký theo chương trình mà bạn đang đăng ký hay không;
• Tải lên phiên bản gốc (kỹ thuật số) của mẫu đơn mà bạn đã tải xuống từ IRCC. Khi đăng ký trực tuyến, bạn không cần phải ký tên vào biểu mẫu (Adobe Reader cung cấp tính năng ký điện tử);
• Đảm bảo rằng trình duyệt của bạn được cập nhật lên phiên bản mới nhất; và
• Xem lại đơn của bạn để đảm bảo rằng không có giấy tờ nào đã hết hạn.

Dung lượng giấy tờ đính kèm quá lớn để tải lên

Các dịch vụ trực tuyến của IRCC có giới hạn kích thước tệp đối với các giấy tờ được tải lên để hỗ trợ đơn đăng ký. Tùy thuộc vào nền tảng được sử dụng, các giới hạn kích thước này khác nhau từ hai hoặc bốn megabyte.

Do đó, nếu tệp lớn hơn giới hạn được phê duyệt này, người nộp đơn sẽ không thể tải tệp đó lên. Tuy nhiên, IRCC khuyến nghị các bước cụ thể để giảm kích thước tệp ở các định dạng sau: PDF, JPG, TIFF & PNG, DOC & DOCX.

Ngoài các tùy chọn này, một số chương trình và ứng dụng khác nhau còn có tác dụng đặc biệt là nén kích thước tệp ở các định dạng khác nhau - tuy nhiên, người mới sử dụng nên lưu ý rằng các chương trình này có thể có chính sách riêng về quyền truy cập và sử dụng thông tin người dùng. IRCC không khuyến nghị sử dụng các chương trình và ứng dụng này.

Nộp đơn trực tuyến ngừng hoạt động

IRCC phân biệt giữa thời gian ngừng hoạt động theo lịch trình và đột xuất đối với nộp đơn trực tuyến.

Trong thời gian ngừng hoạt động theo lịch trình, Bộ thường thực hiện bảo trì các dịch vụ trực tuyến của mình. Vào những thời điểm này, người đăng ký thường phải đợi vài giờ và thường sẽ thấy thông báo trên các trang web dẫn đến ứng dụng hoặc trang web đăng nhập. Những thông báo này cũng thường được hiển thị phía trên các nút có liên quan.

Trong thời gian ngừng hoạt động đột xuất, bộ phận này đang xử lý một sự cố kỹ thuật khiến hệ thống bị lỗi. Vào những thời điểm này, IRCC khuyên bạn nên kiểm tra tài khoản X (trước đây là Twitter), nơi họ sẽ đăng thêm thông tin cập nhật về tình hình khi nó diễn ra.

Vấn đề kỹ thuật dai dẳng

Nếu bạn gặp các vấn đề kỹ thuật dai dẳng không thể giải quyết được, thậm chí thông qua các phương pháp này, IRCC khuyên bạn nên liên hệ trực tiếp với Bộ qua biểu mẫu web IRCC. Biểu mẫu web là một ứng dụng trực tuyến do bộ điều hành, cho phép người nộp đơn nêu ra các vấn đề hoặc thắc mắc xung quanh một hồ sơ cụ thể hoặc các vấn đề cụ thể xung quanh các dịch vụ trực tuyến.

Những người mới đến nên cung cấp càng nhiều thông tin liên quan càng tốt khi gửi yêu cầu biểu mẫu web. Trung bình, IRCC mất khoảng 30 ngày để phản hồi qua kênh này (mặc dù điều này có thể phụ thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu và nếu cần thêm thông tin).

Nếu truy vấn của bạn liên quan đến khoảng thời gian xử lý đơn đăng ký của bạn, IRCC sẽ không phản hồi yêu cầu biểu mẫu web của bạn nếu đơn đăng ký của bạn vẫn nằm trong giới hạn thời gian xử lý chính thức. Ngoài ra, hãy lưu ý rằng có thể mất tới năm ngày làm việc để Bộ cập nhật đơn đăng ký của bạn thông qua thông tin được gửi qua biểu mẫu web.

IRCC cũng khuyến cáo nên sử dụng biểu mẫu web nếu bạn không thấy tùy chọn “tải lên” trên tài khoản hoặc cổng thông tin IRCC an toàn của mình.

Nguồn tin: cicnews.com

© Bản tiếng Việt của thecanada.life