Các chuyên gia cho biết việc quay lại văn phòng vài ngày một tuần là xứng đáng với việc đi lại

Các nghiên cứu gần đây báo cáo rằng làm việc hoàn toàn từ xa làm giảm năng suất từ 10 đến 20 phần trăm, trong khi làm việc kết hợp có lợi cho các công ty và nhân viên.

Gần năm năm trước, hầu hết nhân viên văn phòng ở Canada đã về nhà làm việc. Cuộc sống văn phòng như chúng ta từng biết đã biến mất trong khoảnh khắc đại dịch. Đáng chú ý là hầu hết những người lao động này không hề bỏ lỡ một nhịp nào. Hầu hết mọi người đều thích sự linh hoạt và công việc được hoàn thành - thoải mái khi ở nhà.

Bây giờ, nhiều nhà tuyển dụng muốn nhân viên quay lại văn phòng. Một số yêu cầu vào những ngày cố định, những người khác để nhân viên tự sắp xếp lịch trình, nhưng hầu hết đã áp dụng một số loại mô hình làm việc trực tiếp và làm việc từ xa kết hợp.

Nhưng nhiều nhân viên không muốn quay lại, viện dẫn lý do đi lại xa, tắc đường, phương tiện công cộng đông đúc hoặc bất tiện, bãi đậu xe đắt đỏ và tác động đến môi trường. Thêm vào đó, những người làm việc từ xa đã chuyển đi xa không thấy lý do gì để đến làm việc.

Tuy nhiên, các nghiên cứu gần đây, chẳng hạn như nghiên cứu do nhà kinh tế Nicholas Bloom của Stanford dẫn đầu, báo cáo rằng làm việc hoàn toàn từ xa làm giảm năng suất từ 10 đến 20 phần trăm, trong khi làm việc kết hợp có lợi cho các công ty và nhân viên. Nếu không có yêu cầu trực tiếp, các nhà tuyển dụng lo ngại về việc mất năng suất, giao tiếp, sáng tạo và văn hóa công ty mạnh mẽ. Vậy, điều gì hiệu quả và làm thế nào các nhà tuyển dụng có thể khiến mọi người cảm thấy thoải mái khi đi làm và đến văn phòng trở lại?

Mục đích và kế hoạch rõ ràng

Linda Duxbury, giáo sư tại Trường Kinh doanh Sprott thuộc Đại học Carleton ở Ottawa, cho biết chìa khóa là cố tình thiết kế trải nghiệm tại văn phòng, thay vì chỉ yêu cầu mọi người xuất hiện mà không có mục đích hoặc kế hoạch rõ ràng.

"Một trong những lý do khiến mọi người thích đến văn phòng là để giao lưu với đồng nghiệp - họ thích sự thoải mái, các hoạt động nhóm và thảo luận", Giáo sư Duxbury cho biết. "Nếu người sử dụng lao động muốn nhân viên hạnh phúc hơn, thì họ phải quản lý những ngày làm việc trực tiếp tốt hơn".

"Hiện tại, đó là bữa sáng của chó. Không thể chỉ là ngẫu nhiên, với những người đến và sau đó dành toàn bộ thời gian cho các cuộc gọi video với những đồng nghiệp đang ở nhà. Điều hiệu quả là yêu cầu toàn bộ nhóm đến vào một số ngày nhất định để thực hiện các hoạt động không thể thực hiện từ xa, tối đa hóa sự hợp tác, xây dựng nhóm, huấn luyện, cố vấn, đào tạo và phát triển".

Thiết kế không gian kết nối

Tại Universities Canada, một tổ chức phi lợi nhuận đại diện cho các trường đại học Canada, tất cả 108 nhân viên toàn thời gian đều phải làm việc trực tiếp hai ngày một tuần. Ngay sau khi Gabriel Miller, chủ tịch kiêm giám đốc điều hành, gia nhập vào tháng 6 năm ngoái, tổ chức đã chuyển đến trụ sở mới ở trung tâm thành phố Ottawa, được thiết kế sau khi khảo sát nhân viên về những gì họ muốn trong môi trường làm việc của mình.

"Văn phòng được thiết kế chu đáo, hướng đến con người", ông Miller cho biết. "Khi bạn bước vào, sẽ có một không gian tụ họp mở kết nối với một nhà bếp lớn, nơi mọi người có thể ghé qua để uống cà phê hoặc ăn trưa với mọi người, từ những nhân viên cấp cao nhất đến thực tập sinh đại học".

"Văn phòng tràn ngập cây xanh, thực sự mang tính nhân văn cho không gian và giúp mọi người cảm thấy như ở nhà. Có nhiều bối cảnh làm việc khác nhau để mọi người có thể lựa chọn những gì phù hợp nhất với nhu cầu của mình và sự kết hợp của các phòng họp được trang bị công nghệ liền mạch để mọi người dễ dàng truy cập thông tin, đồng thời cũng kết nối với những người không có mặt. Văn phòng này muốn nói với mọi người rằng bằng mọi cách có thể, chúng tôi muốn hỗ trợ mọi người đoàn kết với nhau như một nhóm".

Để giảm thiểu những khó khăn khi đi lại, văn phòng mới được đặt tại vị trí trung tâm và có phương tiện giao thông công cộng thuận tiện, đồng thời có tủ đựng đồ cho nhân viên đạp xe đi làm.

“Chúng tôi cần cung cấp càng nhiều lựa chọn bền vững càng tốt”, ông nói. “Việc đặt văn phòng tại một nơi mà nhân viên của chúng tôi có thể đến mà không gặp nhiều bất tiện, dù bằng ô tô, xe đạp, xe buýt hay đi bộ là điều quan trọng. Cho đến nay, chúng tôi chỉ cho phép mọi người làm việc từ xa tạm thời, nhưng nhìn chung, chúng tôi đã giữ vững lập trường [tối thiểu hai ngày làm việc trực tiếp một tuần]. Nếu bạn bắt đầu làm việc từng người hoặc từng dự án một, mọi người sẽ sớm nghi ngờ cam kết của chúng tôi”.

Khi mọi người cùng nhau ở văn phòng, ông nhấn mạnh rằng điều quan trọng là phải có cơ hội để họ kết nối và cộng tác theo những cách không thể thực hiện được khi ở nhà.

“Tôi thực sự tin rằng bạn cần cân bằng giữa làm việc từ xa và trực tiếp để duy trì năng suất và các mối quan hệ”, ông nói. “Nếu bạn nghĩ lại về sự nghiệp của mình, rất nhiều điều chúng tôi học được là kết quả của những cuộc gặp gỡ và mối quan hệ mà chúng tôi xây dựng một cách tự nhiên với những người xung quanh. Đặc biệt đối với những người trẻ tuổi, các tương tác trực tiếp rất quan trọng cho việc cố vấn và phát triển sự nghiệp.”

‘Không gian của chúng ta’

Accenture Canada có trụ sở tại Toronto áp dụng phương pháp tiếp cận “một kích thước không phù hợp với hầu hết” cho 6.500 nhân viên của mình, theo giám đốc nhân sự Suehlan Yu. Là một nhân viên kỳ cựu 20 năm của công ty, bà cho biết làm việc từ xa/kết hợp không phải là điều mới mẻ đối với tổ chức này, vì Accenture Canada đã thực hiện phương pháp này trên toàn cầu trong nhiều thập kỷ, hợp tác với khách hàng, nhóm và những người làm việc từ xa.

“Chúng tôi tập trung vào việc cân bằng, để bất kể mọi người ở đâu, họ đều có thể tham gia đầy đủ và cống hiến hết mình cho công việc”, bà Yu cho biết. “Chúng tôi thực sự bắt đầu bằng cách lắng nghe mọi người và chúng tôi thực hiện điều đó thông qua một khuôn khổ lắng nghe mạnh mẽ bao gồm các cuộc khảo sát, trò chuyện bên lò sưởi và hội trường mở. Phần lớn mọi người của chúng tôi nói rằng tính linh hoạt - khi nào, ở đâu và làm việc như thế nào - là yếu tố tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tương lai thành công của công việc”.

Bà Yu cho biết không có chính sách nào yêu cầu mọi người phải có mặt tại văn phòng vào những ngày đã định. Thay vào đó, các nhà lãnh đạo và nhóm làm việc cùng nhau để xác định sự kết hợp độc đáo giữa công việc ảo và trực tiếp phù hợp nhất với họ, dựa trên nhu cầu của khách hàng, vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân.

"Kết nối trực tiếp là một phần trong vai trò của mọi người, nhưng chúng tôi không tin vào việc có mặt tại văn phòng chỉ vì mục đích có mặt tại văn phòng", bà Yu cho biết. "Chúng tôi muốn biến điều đó thành mục đích cho mọi người".

Các văn phòng tại Accenture được thiết kế tập trung vào "không gian của chúng ta" - các khu vực cộng tác với công nghệ cho phép nhân viên từ xa tham gia đầy đủ vào các cuộc họp và hoạt động của nhóm. Ngoài ra, công ty còn tập trung vào không gian làm việc thân thiện và phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân và nhu cầu đa dạng, cũng như phòng thiền, phòng cho con bú của bà mẹ và phòng chăm sóc sức khỏe được trang bị bóng yoga và bóng bàn.

Để khuyến khích giao lưu trực tiếp, công ty tổ chức một sự kiện hàng quý mà họ gọi là "sự kiện chồng chéo" - một ngày làm việc trọn vẹn tại văn phòng với nhiều hoạt động giao lưu, thảo luận nhóm và các buổi học, kết thúc bằng một sự kiện giao lưu.

"Mọi người có thể gặp gỡ các nhà lãnh đạo, kết nối với các đồng nghiệp và có thể tìm thấy cơ hội tuyển dụng tiếp theo,” bà Yu cho biết. “Chúng tôi cũng có Gen AI và các ngày học về ngành và chức năng, các buổi ăn trưa và học hỏi, và các sự kiện nhóm nguồn lực nhân viên liên tục diễn ra và khuyến khích mọi người đến văn phòng. Mọi thứ đều khả dụng trực tuyến, vì vậy mọi người có thể tham gia bất cứ nơi nào họ ở vào thời điểm đó.”

Mối đe dọa từ AI

Một cảnh báo mà những người làm việc từ xa có thể cân nhắc là nhiều công việc có thể làm tại nhà cũng có thể dễ dàng thực hiện bằng AI. Điều đó có thể truyền cảm hứng cho một số người dành nhiều thời gian hơn ở văn phòng.

"Có một bài báo gần đây trên Harvard Business Review nói rằng AI sẽ đến với các nhiệm vụ từ xa trước", Giáo sư Duxbury nói. "Đó là vì phần lớn loại công việc có thể làm tại nhà là loại công việc có cấu trúc tuần tự, không đòi hỏi nhiều sự sáng tạo, thảo luận với người khác, đàm phán hoặc phải đối mặt trực tiếp. Vì vậy, AI cũng hoàn hảo".

Bản tiếng Việt của The Canada Life